1. Wie zijn wij

Chrisalis is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via chrisalis.nl en in het kader van haar dienstverlening als gastouderbureau.

Contactgegevens

Chrisalis
Kanaalstraat 60-O
9301 LT Roden
E-mail: info@chrisalis.nl
Telefoon: 0624658723

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing

Deze privacyverklaring geldt voor:

• bezoekers van chrisalis.nl
• mensen die contact opnemen via de website
• ouders die zich aanmelden of informatie aanvragen
• personen van wie gegevens via de website of gekoppelde systemen aan Chrisalis worden verstrekt

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor contact, aanmelding, dienstverlening, administratie, kwaliteitsborging en wettelijke verplichtingen.

Via het contactformulier op chrisalis.nl verwerken wij:

• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer

Via het aanmeldformulier voor vraagouders, dat loopt via KidsAdmin / Novict, kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

• naam- en adresgegevens
• contactgegevens
• gegevens over het kind, zoals geboortedatum
• BSN, voor zover wettelijk vereist of noodzakelijk voor de administratie
• opvangwensen
• gezinssamenstelling
• medische gegevens of allergieën, voor zover nodig voor opvang en veiligheid

Bij gebruik van de website kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres of een afgeleide daarvan, browsertype, apparaatgegevens, bezochte pagina’s, datum en tijd van bezoek en klik- en gebruiksgegevens.

4. Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• om contactverzoeken te beantwoorden
• om aanmeldingen en intakeverzoeken te verwerken
• om gastouderopvang te organiseren, matchen en begeleiden
• om overeenkomsten, administratie en facturatie uit te voeren
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen uit onder meer de AVG en de Wet kinderopvang
• om de kwaliteit, veiligheid en continuïteit van onze dienstverlening te bewaken
• om de website technisch goed te laten functioneren en te verbeteren

5. Op welke grondslagen wij gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is, zoals:

• uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen daarvoor
• wettelijke verplichting
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor kwaliteitsborging, websitebeheer en klachtenafhandeling
• toestemming, bijvoorbeeld voor foto- en videogebruik of voor gegevens die niet strikt noodzakelijk zijn

6. Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij delen persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, wettelijke taken of beveiliging.

Dat kan bijvoorbeeld zijn met:

• gastouders, voor zover nodig voor opvang en veiligheid van het kind
• software- en systeemleveranciers die in opdracht van Chrisalis werken
• partijen die nodig zijn voor hosting, websitefunctionaliteit of beveiliging
• instanties of professionals als dat wettelijk verplicht is of met geldige toestemming gebeurt

7. Welke externe partijen via de website betrokken zijn

Voor chrisalis.nl maakt Chrisalis gebruik van onder meer:

• Cloud86 voor hosting
• WordPress en Elementor voor websitebeheer
• Google Analytics voor basisstatistieken
• Google Maps voor kaartweergave
• Google reCAPTCHA voor spam- en misbruikbeveiliging
• een WhatsApp-knop voor laagdrempelig contact
• KidsAdmin / Novict voor aanmeldingen en verwerking van intakegegevens

Voor zover deze partijen in opdracht van Chrisalis persoonsgegevens verwerken, maakt Chrisalis gebruik van passende contractuele afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensverwerking, waaronder waar nodig een verwerkersovereenkomst.

Cloud86 vermeldt op haar website dat zij persoonsgegevens in opdracht van klanten verwerkt en daarvoor een Verwerkersovereenkomst (DPA) hanteert.

Voor KidsAdmin / Novict geldt dat Chrisalis dit systeem gebruikt voor aanmeldingen en intakeverwerking. Chrisalis ziet erop toe dat ook voor deze verwerking passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensverwerking gelden.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken voor functionaliteit, beveiliging en basisstatistieken.

Wij gebruiken in ieder geval:

• functionele cookies, die nodig zijn om de site goed te laten werken
• analytische cookies, om te meten hoe bezoekers de website gebruiken en om de website te verbeteren

Chrisalis gebruikt een cookiebanner. Als in de toekomst aanvullende tracking- of marketingcookies worden ingezet, zal Chrisalis daarvoor vooraf toestemming vragen waar dat wettelijk vereist is.

9. Google Analytics

Chrisalis gebruikt Google Analytics voor basisstatistieken over het gebruik van de website. Het doel daarvan is inzicht krijgen in het functioneren en gebruik van de site, zodat inhoud en gebruiksgemak kunnen worden verbeterd.

Chrisalis beoogt Google Analytics alleen te gebruiken voor beperkte, niet-marketingmatige statistieken. Als Analytics-instellingen in de praktijk verder gaan dan basisstatistieken, bijvoorbeeld door koppeling aan advertentiefuncties of bredere tracking, dan moet de cookie-informatie en eventueel ook de toestemmingsroute daarop worden aangepast.

10. Beveiliging

Chrisalis treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Daarbij wordt onder meer gewerkt met beperkte toegang, sterke wachtwoorden, passende technische beveiliging en terughoudend gebruik van persoonsgegevens. Alleen Chrisalis zelf heeft toegang tot de backend van de website.

11. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren op grond van de wet.

Voor Chrisalis hanteren wij in elk geval deze lijnen:

• gegevens uit het contactformulier zonder vervolg: maximaal 12 maanden
• gegevens uit een aanmelding zonder plaatsing of overeenkomst: maximaal 12 maanden na laatste contact
• contract-, factuur- en administratieve gegevens: zolang als nodig op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht
• kinddossiers, evaluaties en andere opvanggebonden gegevens: zolang als nodig voor opvang, wettelijke eisen en kwaliteitsborging, daarna verwijderen of anonimiseren

12. Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien
• gegevens te laten corrigeren
• gegevens te laten verwijderen, voor zover dat wettelijk mogelijk is
• verwerking te beperken
• bezwaar te maken tegen verwerking
• eerder gegeven toestemming in te trekken
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

U kunt een verzoek sturen naar: info@chrisalis.nl

13. Gegevens van kinderen

Omdat Chrisalis actief is in de kinderopvang, kunnen via aanmeldingen ook persoonsgegevens van kinderen worden verwerkt. Wij gaan daar extra zorgvuldig mee om. Gegevens van kinderen worden alleen verwerkt voor zover dat nodig is voor aanmelding, opvang, veiligheid, administratie en wettelijke verplichtingen.

Bijzondere gegevens, zoals medische gegevens of allergieën, verwerken wij alleen als dat noodzakelijk is voor opvang en veiligheid of als daarvoor een geldige grondslag bestaat.

14. Foto en video

Foto’s en video’s van kinderen worden alleen gemaakt, gebruikt of gedeeld met expliciete schriftelijke toestemming van de ouder, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

15. Datalekken

Bij een vermoeden van een datalek handelt Chrisalis volgens de geldende wettelijke regels en het eigen beleid. Vermoedens van datalekken worden direct beoordeeld en waar nodig gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen binnen de wettelijke termijnen.

16. Klachten over privacy

Heeft u een klacht over hoe Chrisalis met uw persoonsgegevens omgaat, dan horen wij dat graag eerst zelf.

U kunt contact opnemen via:

info@chrisalis.nl

U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen

Chrisalis kan deze privacyverklaring aanpassen als wetgeving, websitefunctionaliteiten of werkwijzen wijzigen. Op de website staat altijd de meest actuele versie.